Esta é uma pergunta que ouço muito por parte dos líderes que eu oriento a começarem a praticar encontros de 1:1 com seus liderados.
Antes de mais nada, vamos desconstruir a ideia de que 1:1 é uma "reunião".
Eu sei que que pode ser o termo mais prático do seu dia a dia para comunicar a todos de que você tem um "compromisso importante" na sua agenda. E sim, uma parte disto é bem verdade. 1:1 é um compromisso bem importante na sua agenda, mas tem um propósito que vai muito além disso.
Quando você, gestor, marca uma "reunião" para tratar dos indicadores do seu setor, você organiza a sua pauta, as suas informações, prepara o seu pitch de apresentação dos seus resultados e argumentos, etc, correto? E você vai para esta reunião em busca, principalmente, de alinhar informações, realinhar a rota, se for necessário. Concorda?
O "1:1", como o nome sugere, é um encontro de 1 pessoa com outra 1 pessoa, ou seja, um encontro entre você e seu liderado, somente. Da mesma forma que a sua reunião de indicadores, você também deve levar a sua pauta para esta reunião. Mas é um encontro de realização coparticipativa. O seu liderado também deve ter 50% de liberdade sobre o que gostaria de tratar neste encontro.
É super válido que a pauta seja comunicada de antemão, mas mantenha-se aberto para o fluir do momento também.
Saiba que o colaborador costuma aguardar muito por este encontro, porque é ali que ele tem a sua atenção às suas questões, inquietações, oportunidades de desenvolvimento, e de sentir-se alinhado com você, por exemplo.
O 1:1 é, fundamentalmente, um momento da sua agenda, cheia de compromissos, dedicada, exclusivamente, ao seu liderado. E aí está a riqueza deste momento.
Este encontro pode ser mantido formalmente em uma sala no escritório físico ou virtual, ou pode também ser realizado em um lugar mais informal como um café. Mas jamais que seja um momento onde a descontração faça perder o foco de que é sim um momento importante e que merece a atenção de todos os envolvidos.
Quando você entende a importância deste momento, e o leva a sério, você potencializa muito o vínculo do colaborador com você e, portanto, o engajamento e a produtividade dele!
Lembre-se que a liderança acontece através das suas próprias atitudes. Se você considerar este momento importante, seu colaborador também considerará.
O 1:1, quando mantido de forma regular, pode ser aproveitado para diversas pautas, mas sempre -sempre- a prioridade sobre todas elas é a escuta e o alinhamento com o colaborador, pois isto gera vínculo e engajamento.
Seguem algumas sugestões de pautas para este encontro:
Alinhamento sobre algum comportamento e/ou procedimento
Troca de feedbacks
Desenvolvimento e acompanhamento de um PDI (plano de desenvolvimento individual)
Verificação de números de produtividade/ indicadores individuais e planos de ação
Mentoria para promover o desenvolvimento da carreira do colaborador
Deixo aqui também algumas perguntas que você pode anotar para levar para este momento, e ser a base da sua conversa de troca com seu colaborador:
Como estão as coisas com você?
Qual sua maior dificuldade?
O que você sente que te energiza no teu dia a dia no trabalho?
Como gestor, como consigo te ajudar a ser mais focado/produtivo/motivado (o que for a necessidade do momento)?
Como estão as coisas fora do trabalho?
Como você sente que está o seu ritmo de trabalho?
Você sente que suas habilidades estão sendo aproveitadas? Como podemos melhorar isto?
O que você acha que pode ser feito para melhorar nossa equipe?
Você tem alguma ideia para otimizar nossos processos de trabalho?
Qual é o seu objetivo profissional a curto prazo?
Como você avalia o seu desempenho até o momento?
Você tem alguma dúvida em relação às metas estabelecidas?
Como podemos trabalhar juntos para melhorar sua produtividade?
Evite ao máximo:
Ultrapassar mais que um mês entre um encontro e outro
Desmarcar a 1:1. Se surgir um imprevisto, remarque imediatamente a 1:1
Interromper enquanto o colaborador estiver falando
Entrar no encontro sem propósito e sem pauta
Falar somente sobre amenidades
Por fim, registre o encontro: qual foi a data do encontro, a pauta inicial, sobre o que trataram, expuseram e comentaram em linhas gerais, e ações ou tarefas que ficaram de ser realizadas para o próximo encontro.
Arquivos compartilhados são perfeitos para estes registros, pois eles não são secretos.
Você e o colaborador até podem fazer anotações particulares, mas há que haver uma compartilhada para gerar transparência, comprometimento, e fortalecer a confiança.
Bom trabalho!